Wspólnota mieszkaniowa – obowiązkowe zebranie

Ustawa o własności lokali nakłada obowiązek odbycia do końca marca obowiązkowego zebrania członków wspólnot mieszkaniowych.

Bez względu na ustalony sposób zarządu dużą wspólnotą mieszkaniową, obowiązkiem zarządu lub zarządcy jest coroczne zwołanie zebrania właścicieli. Obowiązku takiego nie ma natomiast w przypadku mniejszych wspólnot liczących do 7 lokali, które są zarządzane przez wszystkich współwłaścicieli na podstawie przepisów kodeksu cywilnego o współwłasności. Należy jednak podkreślić, że zawsze mają taką możliwość, z której warto skorzystać, szczególnie w wypadku, gdy jednemu z właścicieli powierzono zarządzanie nieruchomością wspólną.

Ustawa o własności lokali nakłada nieliczne obowiązki na osoby sprawujące zarząd. Przede wszystkim zarząd powinien dokonywać rozliczeń za pośrednictwem rachunku bankowego, składać właścicielom roczne sprawozdania ze swojej działalności oraz zwoływać zebrania ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Powszechnie przyjmuje się, że wystarczające jest poinformowanie członków wspólnoty o planowanym zebraniu w ustawowym terminie, zaś samo zebranie może odbyć się już po 31 marca. Ustawa nakazuje zachować formę pisemną zawiadomienia o zebraniu – można więc rozesłać listy polecone bądź osobiście rozdać zawiadomienia. Zawiadomienie powinno zawierać informacje o terminie zebrania, jego miejscu i porządku obrad. Jeżeli planowana jest uchwała zmieniająca prawa i obowiązki właścicieli, należy dodatkowo wskazać jej treść. Istotne jest zachowanie terminu – zawiadomienie powinno nastąpić przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. Dla ważności zebrania nie ma znaczenia frekwencja – oczywiście podjęcie uchwał wymaga większości, ale możliwe jest także uzupełniające oddanie głosów w drodze ich indywidualnego zbierania.

Przedmiotem corocznego zebrania powinny być wszystkie istotne dla danej wspólnoty kwestie. W szczególności na zebraniu należy uchwalić roczny plan gospodarczy, ocenić pracę zarządzającego oraz rozpatrzyć sprawozdanie z zarządu i podjąć decyzję w sprawie udzielenia absolutorium zarządowi. Ustawa nie mówi nic o formie sprawozdania, które powinien złożyć zarząd – ale istota tego dokumentu wymaga, aby był on czytelny, rzetelny i kompletny. Ważną częścią sprawozdania powinna być część finansowa, zawierająca rozliczenie dochodów i kosztów wspólnoty. Roczny plan zarządzania nieruchomości powinien być przede wszystkim kompletny i musi zawierać wykaz wszystkich istotnych czynności, które planowane są do realizacji w danym roku, powinien on uwzględniać koszty konserwacji, napraw oraz inwestycji.